Pengertian Arsip dan Kearsipan Menurut UU Nomor 43 Tahun 2009
Menurut
Undang-Undang (UU) Nomor 43 Tahun 2009 mengenai Kearsipan, beberapa pengertian mengenai arsip dan kearsipan telah terangkum di dalam Bab I Ketentuan Umum Pasal 1. Berikut ini
pengertian arsip dan kearsipan menurut UU No. 43 Tahun 2009:
- Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
- Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam
berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi
dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara,
pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,
organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
- Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
- Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya
merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta
arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau
hilang.
- Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
- Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
- Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh
pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis
retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik
secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik
Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
- Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan
dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus
dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.
- Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga.
Sedemikian lengkap UU No. 43 Tahun 2009 ini mewadahi pengertian arsip
dan kearsipan. Tinggal bagaimana penerapannya dalam pengelolaan arsip
bagi kehidupan kebangsaan, organisasi, perusahaan dan perkantoran
sehingga pada akhirnya dapat terwujud
dunia kearsipan tanah air yang terkelola secara optimal, efektif dan efisien.